Propuesta CRM Jurídico · Vanina Cicero Ferreira

Contexto del proyecto

Por qué este CRM, y por qué ahora

La prioridad principal de este proyecto es clara: que la gestión diaria del despacho deje de depender de la memoria, de WhatsApp, de carpetas separadas o de notas sueltas, y que toda la información importante quede centralizada en una sola herramienta.

Se implementará un CRM jurídico adaptado a la forma real de trabajo del despacho, para que Vanina, Marta y Nadia puedan tener control total sobre clientes, expedientes, tareas, documentación, alertas, calendario, informes y facturación básica desde un mismo lugar.

VC

Vanina Cicero Ferreira

Abogada · Derecho Laboral y Extranjería

Qué se consigue

Beneficios clave para el despacho

Todo lo que cambia cuando la información está en un único lugar estructurado.

Control total de expedientes

Cada expediente con su estado, documentación, historial y tareas asociadas. Nada se pierde, nada depende de la memoria.

Alertas y plazos automáticos

Renovaciones, juicios, requerimientos y documentación pendiente se avisan solos. Cero olvidos en fechas críticas.

Trabajo en equipo fluido

Vanina, Marta y Nadia con tareas claras, asignadas y con fecha. Cada una sabe exactamente qué tiene pendiente y en qué expediente.

Historial completo del cliente

Todo queda registrado automáticamente: llamadas, documentos entregados, cambios de fase, actuaciones. Trazabilidad real.

Checklist documental automática

El sistema sabe qué documentos pide cada tipo de expediente. Padrón, pasaporte, contrato… cada uno marcado como recibido, pendiente o incorrecto.

Facturación y honorarios

Hojas de encargo, facturas básicas vinculadas a clientes y expedientes. Sin salir del CRM ni duplicar información.

Plan de implementación

Fases del proyecto

De cero a un CRM operativo en 2–3 semanas, con formación incluida.

Paso previo · Obligatorio

Firma del Acuerdo de Confidencialidad (NDA)

Con carácter previo e indispensable al inicio de cualquier actividad técnica o de análisis, ambas partes suscribirán un Acuerdo de No Divulgación (NDA) conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos (RGPD) y confidencialidad de la información. Este instrumento garantiza el tratamiento reservado de toda la información del despacho, sus clientes y sus procesos internos, y constituye el marco jurídico bajo el cual se desarrolla la totalidad del proyecto.

Fase 1 · Semana 1

Configuración del entorno técnico

Servidor, dominio, SSL, base de datos, zona horaria y copias de seguridad. El entorno queda listo y seguro para empezar a configurar. Incluida sin coste adicional.

Fase 2 · Semana 1–2

Adaptación y estructura del CRM

Se configura toda la estructura del despacho: módulos de clientes, expedientes, tareas, documentación, calendarios y facturación. Adaptado al lenguaje jurídico del despacho.

Fase 3 · Semana 2

Expedientes, alertas y automatizaciones

Tipos de expediente, estados, checklists documentales, alertas de plazos legales e internos, mensajes automáticos al cliente. La parte más crítica del proyecto.

Fase 4 · Semana 2–3

Pruebas internas y ajustes

Revisión de todos los módulos con casos reales del despacho. Validación de flujos, formularios, automatizaciones y plantillas. Se ajusta todo lo necesario antes de la entrega.

Fase 5 · Semana 3

Formación y puesta en marcha

Sesión intensiva de 4 horas con Vanina, Marta y Nadia usando casos reales del despacho. Soporte garantizado durante 2 semanas tras la entrega. Incluida sin coste adicional.

Detalle del alcance

11 módulos configurados

Cada bloque está pensado para resolver una necesidad concreta del despacho.

01

Servidor, dominio y entorno técnico

Instalación, SSL, base de datos, copias de seguridad y parámetros generales. Entorno listo desde el primer día.

600 € Incluido gratis

✓ Sin coste adicional

02

Adaptación del CRM al despacho

Módulos principales configurados al lenguaje y flujo real del despacho: clientes, expedientes, facturación, automatizaciones.

650 € 420 €

03

Clientes y expedientes

Ficha completa del cliente con NIE, nacionalidad, fechas críticas. Tipos de expediente: arraigo, renovación, despido, SMAC, reagrupación y más.

650 € 420 €

04

Gestión de tareas

Tareas con responsable (Vanina, Marta o Nadia), vencimiento, prioridad, checklist y expediente asociado. Sin depender de WhatsApp.

450 € 330 €

05

Alertas automáticas y plazos

Alertas legales (renovaciones, juicios, SMAC) y alertas internas (documentación pendiente, cliente sin responder, expediente parado).

800 € 800 €

⚙ Alta complejidad técnica

06

Checklist documental automática

Lista de documentos por tipo de expediente. Cada uno marcado como recibido, pendiente o incorrecto. Elimina preguntas repetidas al cliente.

400 € 280 €

07

Calendarios del despacho

Calendario general y calendarios individuales para Vanina, Marta y Nadia con citas, juicios, vencimientos y recordatorios.

300 € 210 €

08

Historial automático del cliente

Cada actuación queda registrada: consultas, llamadas, entregas de documentación, cambios de fase. Trazabilidad completa sin esfuerzo manual.

400 € 270 €

09

Hoja de encargo, informes y facturación

Plantillas de hoja de encargo, generación de informes del expediente, facturas básicas vinculadas a clientes. Trazabilidad económica incluida.

800 € 800 €

⚙ Alta complejidad técnica

10

Mensajes automáticos a clientes

Comunicaciones al cliente vinculadas al avance del expediente. Canal (email u otro) según viabilidad técnica acordada.

350 € 270 €

11

Pruebas, formación y puesta en marcha

Sesión intensiva de 4 horas con los tres miembros del equipo, usando casos reales del despacho. Formación práctica desde el primer día.

400 € Incluido gratis

✓ Sin coste adicional

Plataforma tecnológica

Selección del CRM

Dos opciones evaluadas. Una recomendación clara basada en sus prioridades.

⭐ Recomendado

EspoCRM

Opción prioritaria para este despacho

Plataforma de CRM de código abierto con una interfaz limpia, moderna e intuitiva. Especialmente adecuada para equipos que priorizan la usabilidad y la adopción rápida por parte de todos los miembros del despacho. Su curva de aprendizaje es notablemente inferior, lo que garantiza un uso efectivo desde el primer día.

Por qué es la opción adecuada

Interfaz visual y usable, prioridad declarada en la reunión
Adopción inmediata por Vanina, Marta y Nadia
Implementación incluida sin sobrecoste en esta propuesta
Cubre el 100% del alcance funcional definido

Módulo de facturación (opcional)

EspoCRM no incluye módulo de facturación nativo. Puede integrarse mediante extensión oficial con un coste de licencia de 650 € / año. Esta integración es opcional y se activaría únicamente si el despacho decide incluirla.

Sobrecoste de implementación 0 €

SuiteCRM

Alternativa de mayor potencia y complejidad

Plataforma empresarial de código abierto derivada de SugarCRM. Ofrece un conjunto de funcionalidades más amplio y mayor capacidad de personalización avanzada. Sin embargo, su mayor complejidad técnica implica un proceso de implementación más extenso y una curva de aprendizaje más pronunciada para el equipo del despacho.

Consideraciones a tener en cuenta

Interfaz más densa, mayor tiempo de adaptación
Implementación técnicamente más compleja
Módulo de facturación incluido de forma nativa
Mayor potencial para escalar a futuro

Sobrecoste por mayor complejidad de implementación

La mayor complejidad técnica de SuiteCRM requiere un esfuerzo adicional de configuración, adaptación y ajuste. Dicho sobrecoste se aplica bajo las mismas condiciones de descuento establecidas en esta propuesta.

Sobrecoste de implementación

Sin descuento aplicable

+ 1.000 €

precio fijo · sin descuento

Criterio de recomendación: Tras el análisis de los requerimientos del despacho y de las prioridades manifestadas en la reunión —en particular la usabilidad del entorno y la facilidad de adopción por parte del equipo— se recomienda EspoCRM como plataforma de implementación. Esta opción cubre la totalidad del alcance funcional definido sin sobrecoste adicional, y permite una puesta en marcha más ágil y efectiva.

En caso de que el despacho opte por SuiteCRM, el incremento de 1.000 € fijos (sin descuento aplicable, dado que responde exclusivamente a mayor complejidad técnica) se añadiría al total de la inversión, resultando en una inversión final de 4.800 € + IVA.

Desglose económico

Presupuesto detallado

Transparencia total en cada concepto. Nada oculto.

Concepto Coste base Descuento Ahorro Precio final

Configuración de servidor, dominio y entorno técnico

600 €

100%

−600 €

0 € Gratis

Adaptación del CRM al despacho

650 €

35%

−230 €

420 €

Configuración de clientes y expedientes

650 €

35%

−230 €

420 €

Gestión de tareas para Vanina, Marta y Nadia

450 €

27%

−120 €

330 €

Alertas automáticas y control de plazos Alta complejidad

800 €

—

0 €

800 €

Checklist documental automática

400 €

30%

−120 €

280 €

Calendarios del despacho

300 €

30%

−90 €

210 €

Historial automático del cliente

400 €

33%

−130 €

270 €

Hoja de encargo, informes y facturación básica Alta complejidad

800 €

—

0 €

800 €

Mensajes automáticos a clientes

350 €

23%

−80 €

270 €

Pruebas, formación y puesta en marcha

400 €

100%

−400 €

0 € Gratis

Coste total del proyecto: 5.800 € + IVA

Descuento total aplicado: −2.000 €

Incluidos sin coste (servidor + formación): −1.000 €

Inversión final

3.800 €

+ IVA aplicable

Nota sobre los descuentos: La configuración de servidor (600 €) y la formación (400 €) se incluyen sin coste dentro de esta propuesta. Los dos bloques de mayor complejidad —alertas automáticas y facturación— no llevan descuento por la carga técnica que requieren. El resto se reparte proporcionalmente en bloques de configuración y puesta en marcha.

Condiciones

Pago, soporte y lo que no está incluido

Todo claro desde el principio para que no haya sorpresas.

Forma de pago

50%

Al inicio del proyecto · 1.900 € + IVA

30%

Tras la configuración principal del CRM · 1.140 € + IVA

20%

En la entrega final y formación · 760 € + IVA

Soporte incluido

Soporte online o telefónico durante 2 semanas
Acompañamiento en el uso real del CRM
Resolución de dudas operativas
Revisión de incidencias menores de configuración
1 mes para cambios y mejoras pactadas (sin cambios estructurales)

No incluido en esta propuesta

Coste de dominio, hosting, servidor o licencias externas
Migración masiva de datos históricos
Integración avanzada con WhatsApp Business API
Firma digital avanzada
Portal privado para clientes
App móvil personalizada
Cambios estructurales grandes posteriores a la entrega
Automatizaciones o integraciones fuera del alcance inicial

Después de la entrega

Continuidad y evolución del sistema

Mecanismos formales para garantizar el correcto mantenimiento y desarrollo evolutivo del CRM tras la puesta en marcha.

Bolsa de Horas Técnicas

Servicio de desarrollo y configuración bajo demanda, orientado a la ejecución de mejoras funcionales, automatizaciones adicionales, nuevos flujos de trabajo, adaptaciones de plantillas o cualquier ampliación significativa del sistema que surja durante la operativa del despacho.

Condiciones de contratación

Tarifa por hora 50 € / hora + IVA

Contratación mínima 10 horas (500 € + IVA)

Importe mínimo facturable 500 € + IVA

Las horas contratadas se ejecutan bajo acuerdo previo y escrito, con definición del alcance, estimación de tiempos y aprobación expresa por parte del despacho antes de iniciar cualquier desarrollo.

Cambios menores bajo acuerdo previo

Para ajustes de menor entidad —modificación de campos, actualización de estados, cambios en plantillas existentes, revisión de permisos o pequeñas adaptaciones de configuración— se aplicará un régimen de acuerdo previo entre las partes, sin necesidad de consumir horas de la bolsa técnica, siempre que el alcance sea limitado y esté claramente definido antes de su ejecución.

Criterio de clasificación

Bajo acuerdo: ajustes puntuales de configuración existente, sin nuevo desarrollo
Bolsa de horas: nuevos módulos, automatizaciones, integraciones o desarrollos que impliquen tiempo técnico significativo

Sin compromiso previo Alcance pactado por escrito

Propuesta Personalizada de
Implementación de CRM

Por qué este CRM, y por qué ahora

Beneficios clave para el despacho

Control total de expedientes

Alertas y plazos automáticos

Trabajo en equipo fluido

Historial completo del cliente

Checklist documental automática

Facturación y honorarios

Fases del proyecto

Firma del Acuerdo de Confidencialidad (NDA)

Configuración del entorno técnico

Adaptación y estructura del CRM

Expedientes, alertas y automatizaciones

Pruebas internas y ajustes

Formación y puesta en marcha

11 módulos configurados

Servidor, dominio y entorno técnico

Adaptación del CRM al despacho

Clientes y expedientes

Gestión de tareas

Alertas automáticas y plazos

Checklist documental automática

Calendarios del despacho

Historial automático del cliente

Hoja de encargo, informes y facturación

Mensajes automáticos a clientes

Pruebas, formación y puesta en marcha

Selección del CRM

EspoCRM

SuiteCRM

Presupuesto detallado

Pago, soporte y lo que no está incluido

Forma de pago

Soporte incluido

No incluido en esta propuesta

Continuidad y evolución del sistema

Bolsa de Horas Técnicas

Cambios menores bajo acuerdo previo

El despacho, con un control que nunca antes tuvo